Новинка:

BOK




Авторитетный файл „Коллективные авторы” в Государственной научно-педагогической библиотеке Украины имени В. А. Сухомлинского

За несколько последних лет изменили название сотни научных организаций, учебных заведений, и поэтому для лучшей ориентации в этом обилии информации Государственная научно-педагогическая библиотека Украины имени В. А. Сухомлинского (ГНПБ Украины им. В. А. Сухомлинского) создала базу данных авторитетного контроля коллективных авторов в электронном виде - авторитетный файл „Коллективные авторы” (АФ „КА”).
Актуальность исследования обусловлена многими причинами, а именно:
  • ­увеличением количества автоматизированных информационных систем и постоянным их усовершенствованием, в первую очередь, электронных библиотечных каталогов;
  • ­необходимостью перевода информации, накопленной в библиотеке, в машиночитаемую форму для поддержки электронного каталога (ЭК) и организации отдаленного доступа к его базам данных (БД);
  • ­необходимостью кооперирования работы в сфере авторитетного контроля для предотвращения дублирования ввода информации в библиотеках Украины, налаживания обмена записями на национальном и международном уровнях;
  • ­процессами интеграции и дифференциации научных и учебных дисциплин и изменениями в сфере организации науки (появлением, ликвидацией и реорганизацией научных организаций в Украине и за рубежом).
Актуальным также является определение содержания и структуры авторитетных записей в ситуации внедрения информационно-коммуникационных технологий (ИКТ).
Практика ведения АФ в Украине и за рубежом показывает разнообразие подходов к содержанию авторитетных записей, форматах представления данных в машиночитаемой форме, правилах каталогизации.
Основной целью работы является создание  АФ наименований организаций, а также подготовка нормативно-инструктивных документов для создания авторитетных записей на организации Национальной академии педагогических наук Украины, Национальной академии наук Украины, Министерства образования и науки Украины, Министерства культуры, ведущих библиотек Украины и России.
Понятие „авторитетный контроль” (АК) в современном его понятии сформировано и появилось во времена информатизации общества. Под АК понимается процесс поддержания постоянства и совместимости форм наименований коллективов и организаций в заголовках библиографических записей на основе их унификации с использованием электронно-вычислительной техники.
Наименования коллективов и организаций подлежат контролю, прежде всего, из-за того, что функционирование значительных по объему библиографических записей (БЗ) и, в частности, ЭК, порождает  множество вариантов формулировок одного и того же заголовка, что негативно влияет на результат библиографического поиска. Необходимость унификации заголовков БЗ послужило причиной создания специальной информационной технологии ее обеспечения. Такой технологией и стал  АК.
Унифицированные данные и отсылки на них записываются в машинной форме и информационно связываются с БЗ, в которых будут использоваться эти унифицированные записи. Каждая БЗ включает в свой состав несколько поисковых элементов, поэтому она связана с таким количеством авторитетных записей, которое равно количеству поисковых элементов, требующих проверки с помощью АК. В идеальном случае при формировании ЭК прежде всего должны быть созданы авторитетные записи, а затем БЗ, которые включают в себя поисковые элементы, обозначенные в авторитетных записях.
Информационным средством АФ является справочная база данных авторитетных записей, которая создается для фиксации унифицированных заголовков, их альтернативных вариантов и взаимосвязи между ними. Унифицированный заголовок создается в такой форме, которой необходимо точно придерживаться до того времени, пока он не изменится.
Задание АФ - создать возможность для идентификации коллектива независимо от варианта названия и по той информации, которой владеет читатель.
Функции библиографа при  создании АФ „КА” состоят из следующего:
  • ­Выделить и однозначно идентифицировать обозначенные наименования коллективных авторов;
  • ­Собрать все варианты обозначенного наименования, установив при этом нормативное имя, созданное в соответствии с правилами каталогизации;
  • ­Определить, по  возможности, все принятые наименования и установить между ними методологические связи, которые обрабатываются программно;
  • ­Указать дополнительную информацию о коллективе, которая может быть полезна пользователю: время создания, вид коллектива и др.
База данных „КА” ГНПБ Украины им. В. А. Сухомлинского является компьютерным файлом, который содержит нормированные названия постоянных коллективов/организаций. Она была создана в 2006 году на базе АБИС „ИРБИС”.
В электронном варианте все данные относительно названия коллектива и его изменений заносятся в соответствующие поля и подполя АФ „КА”. Например:
  • поле 210 (Основное (унифицированное наименование коллектива/мероприятия) - Национальный педагогический университет им. М. П. Драгоманова;
  • поле 300 (Информационное примечание) – Год создания – 1920;
  • поле 510 (Ссылки типа „см. также” (предыдущие названия коллектива) – Украинский государственный педагогический университет им. М. П. Драгоманова.
Процесс создания и модернизации БД АФ „КА” осуществлялся в несколько этапов. На первом этапе на основе созданной  Картотеки наименований коллективных авторов в БД АФ „КА” были внесены все известные данные о коллективах. Далее БД дополняется новыми или ранее неизвестными названиями коллектива: осуществляется анализ документов, которые обрабатываются, в результате которого устанавливается точное наименование коллектива, дата возникновения коллектива, поэтапные изменения названия и т. д. Второй этап – это постоянное отслеживание и, при необходимости, редактирование записи. Записи в БД АФ „КА” формулируются на украинском языке. Если документ украинских коллективов издается на русском языке, для облегчения поиска и формирования авторских комплексов наименование коллектива в АФ „КА” вводится на украинском языке.
Сейчас авторитетная работа происходит в ходе обработки новых поступлений; в будущем пополнение АФ „КА” планируется осуществлять во время ретрокаталогизации фонда библиотеки.
Из заложенных в программу „ИРБИС” полей для создания АФ „КА” нами используются не все. Для унификации создания АФ „КА” на базе АБИС „ИРБИС” разработана инструкция по правилам заполнения полей. В соответствии с ней информация записывается таким образом:
  • Поле 210 – Основное (унифицированное) наименование коллектива;
  • Поле 510 – Ссылки типа „см. также”; это один из нескольких унифицированных заголовков, связанный через систему описания с другим. Такие заголовки создаются для различных названий одного и того же коллектива при его переименовании. Для каждого такого наименования создается своя авторитетная запись;
  • Поле 710 –Связанные основные наименования коллектива на других языках. Такие заголовки создаются в том случае, если основное наименование коллектива приводится в документах на нескольких языках. На каждый вид заголовка также создается своя авторитетная запись;
  • Поле 900 – Вид коллектива/мероприятия.
  • Поле 300 – Информационное примечание.
Это фактически справка о коллективе, которая содержит информацию о годе создания, изменениях названия, присвоения коллективу имени выдающегося деятеля и др.
  • Поле 801 –Источник создания авторитетной записи;
  • Поле 810 –Источник, в котором выявлена информация о заголовке;
  • Поле 905 – Сверка на дублетность. „По умолчанию” запись автоматически сверяется на дублетность. Дублетные БЗ не создаются.
При создании БЗ программа „ИРБИС” позволяет автоматически пополнять данные. Для этого необходимо воспользоваться полем „Ввод через AUTHORITY-файл”, а дальше – через навигатор и закладку „Словарь”. Для поиска и ввода данных о том или ином коллективе нужно набрать название коллектива в окне „Ключ”. Ели название этого коллектива есть в АФ, оно используется в БЗ. В случае отсутствия названия в БД АФ „КА”, предварительно создается авторитетная запись.
В ходе ведения БД АФ „КА” возникали проблемы, одна из которых – это изменения названий коллективов. Повышая свой статус, коллективы преобразовываются из институтов в университеты, из государственных организаций – в национальные учреждения, из отраслевых университетов – в университеты общего профиля. Необходимо постоянно отслеживать и редактировать авторитетные записи. Кроме того, в последнее время организации в начале названия указывают принадлежность к форме собственности („Коммунальное предприятие...”, „Государственная научная организация...” и др.), за которой теряются индивидуальные названия. Библиотека приняла методическое решение указывать форму собственности в конце авторитетного наименования коллектива. Это облегчит поиск названия коллектива в АФ.
Результатом создания АФ „КА” может быть интеграция АК библиографических записей в информационные системы научных и педагогических библиотек Украины. По мере накопления информации в БД АФ „КА” предусматривается открыть ее для использования другими библиотеками Украины. Комплексная автоматизация библиотек позволит организовать обмен авторитетными данными и наладить АК на региональном, национальном и международном уровне.

Светлана Коваленко,
науч. сотрудник ГНПБ Украины им. В. А. Сухомлинского

Авторські права © 2020 Матрикс Пресс. Усі права захищені.
Joomla! — безкоштовне програмне забезпечення, яке розповсюджується за ліцензією GNU Загальна Публічна Ліцензія.
2006-2012 © Український переклад Joomla! Україна.