Новинка:

BOK  Повернутися на вибір статті

 

 

ОПЫТ ОБРАБОТКИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ПОМОЩИ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ИРБИС


Доклад посвящен аспектам прикладного использования автоматизированной системы ИРБИС для работы с документами архивного фонда. Обоснованы причины выбора документов из личного архивного фонда Ф. К. Вовка для проведения пилотного проекта. Представлена технология создания электронного ресурса, показана адаптация программы к потребностям пользователя. Предпринята попытка привлечения внимания к проблемам введения в научный оборот архивных документов при помощи новых информационных технологий.

Автором доклада проводится исследование, направленное на изучение научного наследия Федора Кондратьевича Вовка (Волкова) (1847–1918) – отечественного историка, археолога, антрополога, музееведа, преподавателя, общественного деятеля, доктора Сорбонны, действительного члена разнообразных научных обществ.
В рамках этого исследования была предпринята попытка создания электронной базы данных документов личного архивного фонда Ф. К. Вовка. Для пилотного проекта было выбрано некоторое  количество  документов  указанного  фонда,  относящихся  к  различным  категориям.  Задачей проекта было создание базы данных, предоставляющей максимально полную развернутую информацию об имеющихся источниках.  
Как уже упоминалось, предложенный проект является этапом более масштабного по своему содержанию  научного  исследования,  посвященного  изучению  научного  наследия  Ф. К. Вовка, переданного по его завещанию Украинской Академии наук. Документальное наследие Ф. К. Вовка включает в себя частное книжное собрание ученого, которое хранится в Научной библиотеке, а также  личный  архив  документов,  которые  хранятся  в  Научном  архиве  Института  археологии Национальной академии наук Украины.  Уже проведена работа по исследованию исторической судьбы научного наследия и его современного  состояния.  Продолжается  исследование  и  научная  обработка  книжного  собрания Ф. К. Вовка в фонде библиотеки, которая осуществляется при помощи автоматизированной системы ИРБИС. Такой электронный каталог очень удобен в пользовании, компактен, данные обрабатываются быстро, очень удобен в поиске, при сортировке данных. Поэтому в качестве программного обеспечения для составления электронного каталога документов архивного фонда также была выбрана автоматизированная система ИРБИС. Очень важным фактором в пользу ИРБИСа стала возможность привязки к библиографическим записям электронных цифровых копий, иллюстраций, гиперссылок.
Для проведения  запланированной работы потребовалось внести определенные коррективы в данную программу, чтобы ее можно было использовать для работы с архивными документами. В выборе полей руководствовались рядом нормативных и методических документов для академической архивной системы Украины. Кроме того, исходя из цели исследования, предварительно представили, каким образом информацию группировать, и какую информацию мы хотели бы получать в результате поиска.
Для базы данных  архивных документов важными являются поля, которые характеризируют следующие данные: номер фонда, название фонда, номер описи, номер дела, заглавие дела, вид документа, способ воспроизведения документа, язык документа, количество документов, количество страниц, крайние даты дела, примечания, отрасль науки. То есть, запись архивного документа должна отражать информацию о составе, структуре фонда, раскрывать основное содержание дела, его возможные особенности.
Основным информационно-содержащим показателем при каталогизации архивных документов является «Заглавие дела», потому название заглавия дела вводится в поле 200: Заглавие. Это поле, а также некоторые другие поля были оставлены без изменений:  

200: Заглавие
215: Объем;  
910: Сведения об экземплярах;  
101: Язык основного текста;  
902: Держатель документа;  
951: Ссылка: внешний объект.  

Вкладка «Редкие» тоже оставлена без изменений, поскольку почти все её поля могут быть задействованы во время описания особенностей документа. Кроме этого, решено сохранить в том же виде ещё часть полей, необходимость использования которых будет возникать в зависимости от категории документа:

00: Заголовок описания;
606: Предметная рубрика;
607: Географическая рубрика;
600: Персоналия – имя лица;
601: Персоналия – коллектив;
327: Примечания о содержании;  
106: Физическая форма: бумажный носитель.  

Обасть полей была пригодна для внесения в них записей об архивных документах при условии корректировки самого названия поля. Например:  

25: Область серии – переименована в «Названия фонда», чтобы отразить, таким образом, накаталожной карточке название фонда;  
906: Систематический шифр – переименовано в «Номер описи»;  
908: Авторский знак – переименовано в «Номер дела».  

Таким образом, поля 906 и 908, занимая на каталожной карточке ту же позицию, что систематический шифр и авторский знак, сразу указывают на место хранения документа.
В некоторые поля было решено внести коррективы. В поле 900: Вид документа  были внесены некоторые изменения в подполя «Тип документа», «Вид документа» и «Характер документа».  Такие действия были вызваны необходимостью сгруппировать материалы архива по характеру документа:  биографические  документы,  научные  и  творческие  материалы,  подготовительные материалы  к  научным  трудам,  рецензии,  материалы  общественной  и  служебной  деятельности, материалы археологической деятельности, переписка, фотодокументы, изобразительные материалы, фотопластины, материалы других лиц и учреждений. Помимо того имеет значение вид документа: вырезки из газеты, корректура статей, редакторский вариант книги или сборника, картографические документы. Также было важно отразить способ воспроизведения документа, в котором отмечена информация о рукописях, машинописных текстах – тип документа.
Отдельно следует подчеркнуть значение поля  951: Ссылка: внешний объект,  которое дает возможность привязать к базе данных цифровые копии документов, иллюстраций, фотоматериалов, что будет способствовать лучшей сохранности документа в дальнейшем.
Таким  образом, проведение пробной обработки небольшого массива документов, разнообразных по характеру, позволило адаптировать стандартную схему электронного описания документа в автоматизированной системе ИРБИС под описание архивного документа. Безусловно, полученную схему нельзя считать окончательной, так как при обработке больших массивов документов  могут  обнаружиться  определенные  недостатки  схемы,  нехватка  каких-либо  полей  или подполей.  
В перспективе на основе сформированной базы данных, будет возможно создание каталогов тематических  коллекций,  именных  каталогов,  коллекций  изобразительных  или фотодокументов.
Также представляется интересной возможность объединения документов личного архивного фонда и книжного собрания при задействовании поля 488: Другие связанные издания. Это демонстрирует широкие возможности программы ИРБИС, которые в будущем могут быть использованы для связи книжного и архивного фондов.  
Таким образом, проделанная работа позволит усовершенствовать и расширить информационное  обслуживание,  предоставит  пользователям  возможность  обратиться  к  сводной  базе  данных личных собраний ученых, известных общественных деятелей, поможет в деле сохранения культурного наследия страны.

Черновол Ирина,
ведущий библиограф Института археологии НАН Украины



 

Авторські права © 2020 Матрикс Пресс. Усі права захищені.
Joomla! — безкоштовне програмне забезпечення, яке розповсюджується за ліцензією GNU Загальна Публічна Ліцензія.
2006-2012 © Український переклад Joomla! Україна.